Por Celso Costa
Com o advento da automatização e informatização, a comunicação passou a ser muito intensa e a necessidade de feed back muito mais rápida. Nesse novo cenário, foi inevitável o surgimento de conceitos e softwares que permitissem controlar o fluxo e coordenar a eficácia das mensagens emitidas.
Softwares que atendem estas demandas são lançados periodicamente pelos desenvolvedores, o que demonstra de forma palpável o crescimento da tecnologia junto ao setor. O Publimanager, por exemplo, programa apresentado já há alguns anos, é lugar comum nas agências e outras empresas de comunicação. Ele permite o controle financeiro, a coordenação dos PITs (pedido interno de trabalho) e o gerenciamento dos processos. Dentro do que se propõe a fazer, o Publimanager demonstra grande eficácia. O software, no entanto, não tem uma estrutura dinâmica que possibilite o acompanhamento das informações por todas as pessoas envolvidas em um projeto.
Uma nova opção que preenche muitos pontos nesta lacuna é o Intra Flow, programa desenvolvido recentemente no Rio Grande do Sul. Ele é desenvolvido com base em softwares livres e possibilita o gerenciamento efetivo de um projeto por todos os colaboradores envolvidos, do começo ao fim. Quando um novo projeto é gerado, todas as informações correlacionadas sobre o cliente e o job são disponibilizadas no banco de dados e os profissionais envolvidos abastecem o programa com o status do andamento de cada etapa.
O Intra Flow permite que o diretor do projeto consiga monitorar o trabalho desenvolvido pela equipe de criação, gerenciando as horas de trabalho que devem ser despendidas e a conceituação que deve ser implementada. Isso possibilita que a agência tenha uma noção clara da mensuração do custo-benefício junto ao cliente e da performance de seus colaboradores. Além disso, o acesso à informação e ao status de cada projeto acaba com o habitual problema da área de atendimento, que normalmente tem dificuldades em saber o andamento do projeto, quando poderá chamar o cliente para apresentar o trabalho, e assim por diante.
Outro benefício de um software de gerenciamento é o fato de toda a equipe estar interligada e com um fluxo aberto de comunicação, o que dificilmente acontece com empresas que têm escritórios espalhados nacional e internacionalmente. Trabalhando dessa forma, o ganho em agilidade e a otimização dos esforços são maiores e os resultados visíveis.
Mais uma vez fica claro que é necessário investir em tecnologia. O que ontem era próprio de uma grande corporação, hoje deve ser a realidade e a ferramenta de trabalho em empresas de menor porte, também. Tele e vídeo-conferências, acesso à Internet fora do escritório, ampliação da capacidade da rede e investimentos em hardware e softwares devem ser uma constante em todas as empresas de comunicação que queiram atender as demandas dos seus clientes na mesma velocidade em que elas surgem.
* Celso Costa é vice-presidente da Plano.Trio Comunicação