O Conselho Universitário da UFSM aprovou a Política de Preservação e Acesso aos Documentos Arquivísticos Digitais e, com isso, a instituição de ensino poderá garantir a preservação, a autenticidade e o acesso aos documentos em formato digital.

A Resolução nº 12/2019, sancionada pelo reitor Paulo Burmann, estabelece que a universidade deverá implementar um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) que receba, armazene, preserve e promova o acesso aos documentos e arquivos digitais produzidos pela instituição considerados de guarda permanente. Serão considerados documentos nato digitais (produzidos originariamente em meio eletrônico) e digitalizados (convertidos de um suporte físico, normalmente papel, para um código digital).

Segundo a arquivista do Departamento de Arquivo Geral (DAG) Débora Flores, os instrumentos legais definem quanto tempo o documento deve ser mantido no sistema de produção, e se ele será eliminado ou preservado permanentemente. Serão mantidos de forma definitiva, por exemplo, as portarias, atas de reuniões, os diários de classe, históricos escolares, programas de disciplina, plantas-baixas e registros fotográficos.

Os documentos em suporte papel, quando considerados de guarda permanente, são armazenados no Arquivo Permanente da Instituição, e os documentos digitais passarão a ser enviados para o Arquivo Permanente Digital da UFSM. A previsão é de que em cerca de 90 dias tenha início o recolhimento.

O acesso ao acervo recolhido ao RDC-Arq, tanto da comunidade acadêmica quanto da comunidade externa, poderá ser feito pelo Portal Documentos e pelo Fonte. Estima-se que o total de documentos nato digitais na UFSM seja de, aproximadamente, 230 mil, com produção anual de cerca de 60 mil novos documentos.