Proteção dos dados dos trabalhadores

Uma forte pressão mundial, somada a 10 anos de estudo legislativo, culminou com a nossa legislação de proteção de dados, em 2018. 

A Lei nº 13.709/2018 passou a vigorar em setembro de 2020 e é uma resposta necessária aos constantes avanços tecnológicos e à necessidade de protegermos a nossa privacidade e os nossos dados pessoais. 

Como parte do nosso sistema legal, a adequação à LGPD não é opcional, e, ainda que ela esteja em vigor há mais de 2 anos, boa parte das empresas não se movimentou para cumpri-la. Não raramente, o que se vê é uma adequação “caseira”, baseada em aviso de cookies no site e cláusulas padrão nos contratos de trabalho. A função de DPO (Data Protection Officer), então, sequer é conhecida!

Naturalmente, os grandes problemas ligados à proteção dos dados dos trabalhadores, que circulam no RH das empresas, são negligenciados e não estão em compliance com a LGPD. Acontece que a adequação trabalhista é tão vultosa e importante quanto a que deve ocorrer nos demais departamentos da empresa.

Vamos pensar na quantidade de dados de colaboradores que é gerida pelas empresas – desde a contratação até a rescisão, o volume é imenso. São dados exigidos pelo Governo, pelos planos de saúde ou pela própria empregadora. 

O problema não reside na coleta em si dos dados pessoais, mas, sim, na forma como ela é feita e administrada posteriormente. 

Tomando como exemplo as fichas de empregado, posso assegurar, com toda certeza, que a grande maioria solicita dados em excesso, desnecessários e sem ligação alguma com a função que será exercida pelo empregado – esse é um típico caso de coleta de dados em desacordo com a LGPD (cor da pele, dos cabelos, dos olhos, opção sexual, peso, marcas de nascença, manequim, religião, se é casado, se tem filhos etc).

Além disso, durante o contrato de trabalho, o RH deve gerir com responsabilidade esses dados e utilizar diversos meios de segurança para evitar incidentes e vazamentos, seja do banco de dados físico, seja do digital. 

Portanto, a adequação trabalhista não passa somente pela adequação dos contratos de trabalho. Vai muito além disso.

Há necessidade de se averiguar as relações e contratos com terceirizados, com empresas fornecedoras e parceiras, regras e prazos para manutenção e guarda de documentos para fins trabalhistas e previdenciários, adequação da seleção de novos funcionários e coleta de currículos.

A verdade é que a quantidade de documentos a serem confeccionados ou adequados é enorme, já que devem ser avaliados os riscos associados e as soluções adequadas, sempre enquadrando os processos nas bases legais trazidas pela LGPD.

Um dos documentos elaborados é Tabela de Temporalidade: ela será um apoio importantíssimo para o RH da empresa, pois aponta o tempo máximo de guarda de cada documento, conforme a legislação correspondente. 

Seja elaborando o Código de Conduta e o Regimento Interno, a prática mostra que a adequação trabalhista é altamente complexa e, em função disso, deve ser feita por profissionais qualificados. 

No fim, a empresa investe em um compliance à LGPD e recebe inúmeros benefícios, pois se coloca de forma altamente qualificada no mercado, passa a gozar de alta reputação perante os consumidores, clientes e empresas com as quais se relaciona, tornando-se mais competitiva. 

Investir em proteção de dados, hoje em dia, é o grande diferencial.